Ayer por la mañana tuve una cálida conversación con un colega, en la que me pidió mi valoración en cuanto al uso de LibreOffice en las organizaciones. Como la consulta se ha vuelto naturalmente frecuente, decidí escribir esta entrada para intentar dar respuesta y compartir algunas sugerencias en un proceso de transición a LibreOffice.
Fundamento
Varios análisis en las organizaciones determinan que en promedio más del 90% de usuarios empresariales no está aprovechando toda la funcionalidad de la suite ofimática Microsoft Office. Ante esta situación y al haber alternativas libres, gratuitas y bastante estables como LibreOffice, las organizaciones están valorando una transición.
No se trata de un movimiento de última hora, muchas empresas ya lo han hecho. Hace un año por ejemplo, el gobierno de Reino Unido estableció que el formato estándard oficial para documentos de trabajo, fuesen aquellos empleados por la suite ofimática LibreOffice (ODF), dejando por fuera completamente los estándares OXML usados por Microsoft Office.
Microsoft Office es una excelente suite, con muchas funcionalidades y cuyo nivel de adopción ha sido rotundo. Los análsis encontraron que este 90% de usuarios empresariales suelen usar funciones muy básicas de una suite ofimática, como redacción de cartas, permisos, informes, listas de datos, entre otros. El otro 10% requiere funciones más especiales como macros, funciones de cálculo especializadas o integraciones técnicas concretas con otros sistemas.
De este modo, bajo el criterio de que la tecnología debe responder a los objetivos empresariales, si hay un software sin costo de adquisición que me permite realizar el trabajo del 90% de mi población de usuarios, por qué debo pagar por otro software con costo de adquisición para cubrir el 100% por necesidades que apenas un 10% de los usuarios realmente requiere? He allí el dilema.
Aclaraciones
No ampliaré en esta entrada sobre las aplicaciones y caracteristicas de LibreOffice, pues existe amplia información al respecto en Internet, pero sí le brindaré algunas consideraciones importantes que suelen salir a relucir al comparar LibreOffice con Microsoft Office.
- La organización no requiere migrar todo a LibreOffice. Por tanto, si hay usuarios usando características de Microsoft Office que no están disponibles en LibreOffice o cuyo costo de adaptación sea alto, entonces puede ser preferible mantenerles el uso de Microsoft Office a esa fracción de usuarios.
- LibreOffice cuenta con una aplicación alternativa para aquellas que encontramos en Microsoft Office: Writer (Word), Impress (Power Point), Calc (Excel), entre otras, que representan el uso más generalizado.
- Microsoft Office es en definitiva mucho más compleja y cuenta con más características funcionales que LibreOffice, lo cual no es el tema de discusión, sino la relación costo-beneficio que puede implicar la adopción de LibreOffice.
- Por defecto, LibreOffice soporta el estándard de documentos ODF, también soportado por Microsoft Office, así como OOXML. No obstante la implementación de uno y otro formato, en cada una de las suites, puede variar y representar algunas incompatibilidades al intercambiar entre uno y otro.
- Por la razón anterior, es usual que la organización prefiera adoptar el formato que tiene más protagonismo en la organización por defecto, lo cual puede inclinarse más por LibreOffice, evitando con mayor grado el riesgo por conversión entre formatos.
- La interfaz de LibreOffice es muy similar a la que tradicionalmente empleó Microsoft Office antes de introducir Office 2007. Personalmente considero que la barra de herramientas es más limpia e intuitiva, y únicamente muestra las herramientas más comunes.
- LibreOffice brinda soporte a la suite ofimática para corrección de defectos durante plazos de 6 meses, liberando actualizaciones con bastante frecuencia. A partir de ese momento libera nuevas versiones con más funcionalidad.
- Debido a la similitud entre ambas suites ofimáticas, los entrenamientos y la gestión del cambio con el personal suele concentrarse únicamente en aquellos elementos realmente diferentes, así como en casos específicos.
Cómo Iniciar
Una suite de ofimática es un servicio más en la empresa, por tanto debe abordarse desde esa perspectiva. Para resumir un plan de acción, detallo en las sigiuientes secciones una fase de Preparación, Implementación y Mejora Continua, que no es más que una referencia y que puede ser mejorada de acuerdo a su caso particular.
No está de más mencionar que es fundamental definir responsabilidades, metas, métricas y procedimientos de gestión necesarios para entregar y operar el servicio con éxito en la organización. Debe tener siempre presente que el principal reto no es un asunto de funcionalidad, es la gestión del cambio y la resistencia natural que puede existir al cambiar de software, por lo cual debe elaborar un buen plan que tenga en todo momento presente la comunicación.
Al final del proceso, el resultado esperado con frecuencia es que como mínimo el 80% de la población de usuarios hayan sido migrados.
1. Fase de Preparación
- Valorar la compatibiidad de LibreOffice con el ecosistema de sistemas operativos
- Realizar pruebas para validar el funcionamiento correcto de la aplicación
- Identificar la población de usuarios que hacen uso de ofimática en la organización
- Reconocer aquellos casos donde no sea posible migrar a LibreOffice por características o condiciones particulares
- Reconocer aquellos casos donde podría haber más resistencia en la transición y gestión del cambio
2. Fase de Plan Piloto
- Elaborar un plan piloto con un área menos resistente y una de las más resistentes
- Informar a tomadores de decisión sobre el plan y los resultados esperados del piloto
- Ejecutar el plan piloto con los usuarios previstos
- Aprender, documentar y canalizar los resultados encontrados para mejorar el proceso
- Identificar y solicitar apoyo de usuarios del piloto que podrían ayudar en la implementación
- Informar a tomadores de decisión sobre los resultados del proceso y validar su apoyo
- Actualizar métodos, métricas, documentación y acciones
3. Fase de Implementación
- Definir un plan de implementación priorizando áreas menos resistentes
- Definir un plan de entrenamiento para los usuarios finales
- Crear plantillas para tipos de documentos más frecuentes, como oficios
- Informar a los usuarios del proyecto y sus beneficios
- Definir el uso del estándar ODF para documentos de trabajo
- Instalar el software en las estaciones de trabajo de los usuarios
- Entrenar cada área hasta que puedan cumplir sus funciones sin problemas
- Habilitar un responsable y canal de comunicación para atender consultas
- Garantizar la migración exitosa de cada área antes de continuar
- Remover la instalación de Microsoft Office para evitar regresiones
- Informar a tomadores de decisión sobre los resultados del proceso
4. Fase de Operación
- Continuar con el proceso de implementación en paralelo
- Visite y consulte con frecuencia a los usuarios del servicio
- Identifique oportunidades de mejora en la gestión y el software
- Definir un plan de acción para aquellos casos particulares
- Defina una política para la aplicación de actualizaciones
- Actualice y exponga las métricas de uso del servicio
- Informe a los tomadores de decisión sobre los resultados
- Prescinda del licenciamiento de Microsoft Office que no necesita
Referencias
- Protocolo de Migración de The Document Foundation
- Sitio Web principal de la suite ofimática LibreOffice