Las empresas llevan más de 20 años pregonando "cero papel". Conforme reconocieron la necesidad, tomaron la decisión de abordar el barco de la digitalización. Son muy pocas aquellas que no han dado los primeros pasos, aún cuando hay buenas razones.
El Pasado
Las primera generación fue pionera, topando con dificultades claramente desconocidas pero que de algún modo se la fueron ingeniando para hacerles frente, aún cuando hoy día conservan sistemas monolíticos cuya principal resistencia está en su gente y en el cambio. Iniciaron con la digitalización desde el papel y su almacenamiento tradicional en disco.
El software, si no era desarrollado por un equipo interno era contratado a un proveedor bajo modelos muy restrictivos, con pocos niveles de estandarización, calidad y experiencia de usuario, y sin acceso al menos barato y libre al código fuente de las aplicaciones.
La segunda generación no zarpó de inmediato, pero aprendió de la primera. Esta generación preparó mejor su equipo y contó con más opciones para enfrentar los problemas. Pudo disponer de una infraestructura de red para facilitar las comunicaciones y software de gestión para facilitar procesos específicos. El esfuerzo fue cuantioso, pero supieron aprovechar las opciones tecnológicas del momento.
Actualidad
Durante los últimos años y hasta el presente, está zarpando la tercera generación: Aquella cuyas empresas son nuevas o han asumido la innovación con seriedad. Poseen clara orientación hacia procesos de negocio, son ágiles y colaborativas, rodeadas de un ecosistema informático variado y necesitadas de flexibilidad.
Los medios de acceso y posibilidades son otras: Notebooks, Smartphones, Tablets, Teletrabajo, BYOD, Virtualización, Cloud. La colaboración con terceros es cada vez mayor y los usuarios modernos exigen más agilidad de la mano con una experiencia de usuario agradable que facilite su trabajo mientras disminuye la resistencia al uso de sistemas.
Muchos contenidos ya no son solamente documentos, y gran parte sino es que la mayoría, son producidos directamente en formato digital sin pasar por un medio fisico como el papel. La firma digital de documentos llegó para sellar y validar con mayores niveles de seguridad la autenticidad e integridad de la documentación.
La interoperabilidad, escalabilidad y flexibilidad son demandas serias: Los sistemas de gestión de contenido tienden a crecer continuamente, a interactuar con otras aplicaciones y a ajustarse al cambio continuamente que requieren las empresas hoy día en un entorno altamente competitivo.
A continuación varias fases sugeridas para empezar a idear un Plan de Acción en torno a la implementación de una solución de Gestión de Contenido Empresarial.
1. Arquitectura
Brindar una respuesta a un problema de Gestión de Contenido Empresarial, normalmente inicia con el diseño de una arquitectura orientada a servicios que soporte el continuo crecimiento de la información así como potenciales cambios en el negocio que ocurrirán eventualmente en el tiempo.
Esta arquitectura no debe aislarse del resto del ecosistema, sino considerarlo para facilitar la interoperabilidad y flexibilidad requerida en un entorno tecnológico volátil como el que enfrentamos hoy día.
2. Repositorio
El primer servicio que suele integrarse, es el Repositorio de Contenido. Este es un motor que expone una interfaz de servicios al resto del ecosistema de aplicaciones para la Gestión del Contenido Empresarial. Ha de integrar como mínimo una interfaz estándard llamada CMIS (Content Management Interoperability Services).
Este servicio suele estar integrado por subsistemas de indexación, transformación de contenidos, búsqueda y modelado de contenidos, así como por un mecanismo de almacenamiento como SAN, NAS, NFS, entre otros, que soporte escalabilidad y muy buen rendimiento. Con frecuencia, también expone interfaces de usuario amigables para la gestión y colaboración alrededor de los documentos.
Es muy deseable que el servicio de Repositorio no opere bajo un esquema de licenciamiento muy restrictivo, que pueda causar en algún momento un bloqueo a la información e innovación empresarial, por lo cual la adopción de estándares abiertos ampliamente aceptados y licenciamiento de software bajo modelos de código abierto tienden a ser la respuesta.
3. Procesos
Las organizaciones modernas aplican una orientación a procesos y están definidas por estructuras organizacionales con objetivos claramente definidos. La información debe responder a estos procesos por lo cual la relación entre procesos y contenido es por lo general bastante estrecha.
De este modo, la adopción de sistemas que faciliten procesos de negocio, ya sea mediante un motor especializado en BPM o bajo aplicativos particulares, debe considerar la integración con el servicio de Repositorio de Contenido y el modelado de estructuras que soporten una correcta organización de la información.
Por otra parte, existen múltiples normas y estándares para la Gestión Documental, Gestión de Registros Electrónicos, Diseño de Sistemas Informáticos para Gestión de Documentos, Gestión de la Calidad y algunos otros más orientados a sectores específicos, que facilitan la definición de buenas prácticas y procedimientos que acuerpen los procesos.
4. Colaboración
Los equipos y las empresas necesitan colaborar continuamente entre sí. La mayoría de contenidos no son creados para ser almacenados en principio, sino para ser compartidos, crear valor o cumplir con un resultado esperado. En la actualidad intercambiamos contenidos con terceros: clientes, proveedores, fiscalizadores, entre otros.
Cualquier restricción o debilidad que no facilite los procesos de colaboración empresarial inmediatamente causará una resistencia y un impacto negativo en la organización. Por tanto, los mecanismos para que los equipos de trabajo se organicen, compartan, co-produzcan y se comuniquen, tanto dentro como fuera de la organización, deben estar previstos.
Los nuevos medios de acceso a la información como smartphones y tabletas, son usados con frecuencia en reuniones, trabajo de campo, momentos de viaje e incluso en la hora del café. Habilitar la colaboración y acceso al servicio de Repositorio a través de estos nuevos dispositivos es muy necesario para mejorar la productividad.
5. Firma Digital
Mucha documentación no tendría sentido sin un mecanismo que facilite su autenticidad. Afortunadamente la legislación de muchos países contempla, o está en proceso de formular, formatos y políticas que permiten brindar más seguridad, integridad, confianza y autenticidad a los documentos digitales mediante firma digital.
No obstante los documentos digitales, al no estar soportados en un medio físico como el papel, requieren ser almacenados y gestionados en un espacio digital, el cual suele ser satisfecho por el servicio de Repositorio de Contenido. También es necesario que en el país u organización esté habilitada una plataforma de Firma Digital con los servicios básicos necesarios para soportar este mecanismo.
6. Integración
A pesar de que un sistema de Gestión de Contenido Empresarial entrega lo necesario para la administración de documentación y contenido no estructurado en la empresa, no necesariamente sustituye a otras aplicaciones de negocio especializadas.
Por esta razón, y con el fin de reducir las islas de contenido en la empresa, es necesario iniciar procesos de adaptación de sistemas en los que la documentación producida o solicitada por una aplicación, pueda depositarse u obtenerse desde el servicio central de Repositorio de Contenido.
Aplicaciones como ERPs, Portales, Intranets, CRMs, entre otras, son posibles candidatas para la integración con el servicio de Repositorio. Un ejemplo, sería exponer ciertos documentos públicos en un portal empresarial para descargar por parte de sus usuarios sin exponer acceso directo al sistema de Gestión Documental.
7. Archivo
Si bien es cierto que no todos los documentos son de valor para la empresa y requieren ser conservados por largo tiempo, muchos sí necesitan ser preservados y custodiados de forma segura. Para este fin existen los Archivos en las organizaciones, cuyo fin es resguardar y organizar la documentación de valor, facilitando también su posterior consulta.
La documentación de valor suele ser extraída de los repositorios de gestión departamentales para efectos de archivación, e inician un ciclo de vida bajo una estructura de organización distinta y con carácterísticas más enfocadas a la gestión de un Archivo, contando con metadatos especializados, tablas de plazo y tipos de contenido.
Un sistema de Gestión de Contenido Empresarial serio, debe considerar la implementación eventual de un Archivo Digital que facilite la custodia de la documentación de valor y la gestión de su ciclo de vida en la organización, así como el mapeo a documentación en físico que por su naturaleza de papel debe resguardarse en ese formato, pero dejando referencia en el Archivo Digital.
Jonathan labora para Alkaid, empresa costarricense que desarrolla, integra y soporta soluciones para la Gestión de Contenido Empresarial bajo plataformas de código abierto, con más de 8 años de experiencia en estas tecnologías.
